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Sozialversicherung und Lohnsteuer - das müsst Ihr wissen!

Inhaltsverzeichnis

| Haften Arbeitgeber für Fehler bei der Lohnsteuer?
| Woher bekommt man die Infos für die Mitarbeiter?
| Was passiert, wenn Mitarbeiter ihre Id-Nr nicht finden?
| Wie wird die Lohnsteuer berechnet?
| Muss irgendetwas aufgezeichnet werden?
| Wann muss die Lohnsteuer überwiesen werden?
| Änderungen für 2018
| Beitragsbemessungsgrenzen bei der Sozialversicherung steigen
| Die Jahresentgeltgrenzen steigen

Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet jeden Monat die Lohnsteuer des Arbeitslohns seiner Angestellten korrekt zu ermitteln und beim Finanzamt pünktlich anzumelden und zu bezahlen. Damit es bei einer Lohnsteuerprüfung keine böse Überraschung wartet, empfiehlt es sich mit dem Grundwissen zur Lohnsteuer auseinander zu setzen und ein paar Besonderheiten zu kennen. 

Haften Arbeitgeber für Fehler bei der Lohnsteuer?

Ein generelles Verständnis bzgl. der Ermittlung der Lohnsteuer ist deshalb so wichtig, da der Arbeitgeber durchaus für die Fehler in Bezug auf die Lohnsteuer seiner Mitarbeiter haftet. Hier einige beispielhafte Szenarien: 

  1. Bei einer Lohnsteuerprüfung wird festgestellt, dass für einen Mitarbeiter zu wenig Lohnsteuer einbehalten wurde. Wenn das Finanzamt sich das Geld bei dem jeweiligen Mitarbeiter nicht mehr wiederholen kann, haftet der Arbeitgeber für diese Summe und muss selbige an das Finanzamt nachzahlen. Passiert dies bei mehreren bzw. allen Mitarbeitern, kann die Summe schnell in die Höhe schießen.
  2. Wird dem Arbeitnehmer bei seiner Einkommenssteuererklärung, auf Grund falscher Angaben in der Lohnsteuerbescheinigung, zu viel rückerstattet und der Arbeitnehmer nicht zahlen kann, haftet auch hier der Arbeitgeber für seine Fehler.

Woher bekommt man die Infos für die Mitarbeiter?

Um nach der Einstellung einen Mitarbeiter beim Finanzamt anmelden zu können, benötigt man seine Steuer-Identifikationsnummer und sein Geburtsdatum. Diese Informationen reichen aus, um die für die Lohnabrechnung notwendigen ELStAM (Elektronische LohnSteuer AbzugsMerkmale) nach §39a EStG abrufen zu können. Dort befinden sich alle notwendigen Daten für den Lohnsteuerabzug.

Stellt man zum ersten mal einen Mitarbeiter an, muss zunächst ein Authentifizierungsverfahren im Elster-Online-Portal durchlaufen werden. Nach der Identifitakion kann auf die ELStAM zugegriffen werden.

Was passiert wenn Mitarbeiter seine Identifikationsnummer nicht finden?

Ist die Identifikationsnummer nicht auffindbar, kann der Arbeitnehmer zunächst nach der Steuerklasse I oder IV abgeführt werden. In der Zwischenzeit muss der Arbeitnehmer seine Identifikationsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern ermitteln lassen und daraufhin dem Arbeitgeber mitteilen. 

Geht der Arbeitnehmer in diesem Fall fahrlässig oder gar vorsätzlich vor, ist der Arbeitgeber nicht berechtigt die Identifikationsnummer des Arbeitnehmer zu ermitteln. Da er ohne IdNr. keine ELStAM abrufen kann, ist die Steuerklasse VI anzuwenden. 

Wie wird die Lohnsteuer berechnet?

Um die Lohnsteuer korrekt ermitteln zu können, muss zunächst der steuerpflichtige Arbeitslohn abzüglich Lohnsteuerfreibeträgen ermittelt werden. Im Anschluss muss der 5,5%ige Solidaritätszuschlag und ggf. die Kirchensteuer abgeführt werden. Letztlich entscheidet dann die Höhe der Steuerklasse, die aus dem ELStAM entnommen werden kann, wie hoch die die monatlich abzuführende Lohnsteuer ist. 

HINWEIS: Um bei der Berechnung der Lohnsteuer auf der sicheren Seite zu sein, solltet Ihr auf eine erfahrene Lohn- und Gehaltsbuchhaltung zurückgreifen, für die die Berechnung kein Problem darstellt. Ansonsten könnt Ihr auch einen Online-Rechner zu Rate ziehen. 

Muss irgendetwas aufgezeichnet werden?

Es muss für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto geführt werden und monatlich die Berechnungsgrundlage der Ermittlung der Steuerabzüge festgehalten werden. Das ganze muss 6 Jahre aufbewahrt werden. 

Am Ende des Jahres muss aus diesen Aufzeichnungen eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung erstellt werden, die spätestens bis zum 28. Februar des darauffolgenden Jahres an das Finanzamt und den Arbeitnehmer übermittelt werden muss.  

Wann muss die Lohnsteuer ans Finanzamt überwiesen werden?

Wann und wie oft die Lohnsteuer an das Finanzamt überwiesen werden muss hängt davon ab, wie viel Lohnsteuer im Vorjahr ans Finanzamt abgeführt wurde. 

  Lohnsteuer für das Vorjahr  Anmeldezeitraum
  bis zu 1.080€  Kalenderjahr
  mehr als 1.080€ bis zu 4.000€  Vierteljahr
  mehr als 4.000€  Monat

Spätestens am 10. Tag nach Ende des Anmeldungszeitraums muss die Lohnsteuer elektronisch ans Finanzamt übermittelt und bezahlt werden. 

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Änderungen für 2018

Der vergangene Jahreswechsel 2017 – 2018 war mit einigen Änderungen in den Bereichen Sozialversicherung und Lohnsteuer verbunden. Die wichtigsten Neuerungen, wie der Anstieg der Beitragsbemessungsgrenzen und Jahresarbeitsentgeltgrenzen sowie damit verbundenen steigenden Kosten, sollten Unternehmen rechtzeitig kalkulieren. Wir haben Euch die wichtigsten Änderungen zusammengefasst.  

Sozialversicherung

Beitragsbemessungsgrenzen bei der Sozialversicherung steigen

Um die Sozialversicherungsbeiträge berechnen zu können muss der Arbeitgeber das Entgelt seiner Mitarbeiter herbeiziehen. Dies darf er allerdings nur bis zu einer bestimmten Höhe, der Beitragsbemessungsgrenze (BBG). Alles, was diese Beitragsbemessungsgrenze übersteigt ist nicht beitragspflichtig. 

Was sagt die Beitragsbemessungsgrenze aus?

Wenn der Bruttolohn eines Arbeitnehmers die Beitragsbemessungsgrenze übersteigt, kann der Versicherungsbeitrag höchstens von diesem Grenzbetrag erhoben werden. Bedeutet: sobald die BBG erreicht ist, bleiben die Beiträge der Versicherungen gleich, sprich der prozentuale Anteil der Sozialversicherungsbeiträge am Bruttoeinkommen wird geringer. 

Für Kranken- und Pflegeversicherung gilt in ganz Deutschland die selbe Beitragsbemessungsgrenze wogegen die die Grenze für Renten- und Arbeitslosenversicherung zwischen den alten und neuen Bundesländern unterscheidet. Zum Jahreswechsel 2017/2018 sind nun alle Beitragsbemessungen gestiegen. 

   Grenzen   Bruttolohn 2017 (Euro)   Bruttolohn 2018 (Euro) 
   Monat   Jahr   Monat   Jahr
   Kranken- und Pflegeversicherung
   Versicherungspflichtgrenze   4.800   57.600   4.950   59.400
   Beitragsbemessungsgrenze   4.350   52.200   4.425   53.100
   Renten- und Arbeitslosenversicherung
   Beitragsbemessungsgrenze   West: 6.350   West: 76.200   West: 6.500   West: 78.000
   Ost: 5.700   Ost: 68.400   Ost: 5.800   Ost: 69.600

Die Jahresentgeltgrenzen steigen

Um die Versicherungspflicht der Mitarbeiter prüfen zu können, benötigt man die aktuellen Jahresarbeitsentgeltgrenzen. Diese spielen vor allem in 2 Fällen eine Rolle:

  1. Neue Mitarbeiter werden eingestellt. Wenn mit dem Beschäftigten ein Entgelt vereinbart wird, muss beurteilt werden können, ob der Mitarbeiter versicherungspflichtig oder versicherungsfrei ist. Außerdem erwarten Mitarbeiter hier eine kurze Beratung
  2. Der Jahreswechsel steht bevor. Seit dem 1.1.2018 sind Mitarbeiter in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherungsfrei, wenn ihr Jahresentgelt die Grenze 2017 überstiegen hat, und ihr voraussichtliches Jahresentgelt 2018 die Grenze überschreiten wird.

 

Jahresentgeltgrenzen 2017 und 2018

   Versicherungspflichtgrenze Krankenversicherung
   (Jahresarbeitsentgeltgrenze JAE)
20172018
(voraussichtlich) 
   Allgemein57.600€ 
(jährlich)
59.400€ 
(jährlich)

Lohnsteuer & Sozialversicherung: Das kann schief gehen

Werden Änderungen im Bereich der Sozialversicherung und Lohnsteuer nicht beachtet, kann es für Unternehmen bei einer Lohnsteueraußenprüfung schnell teuer werden. Wir haben Euch die beiden häufigsten Fehler in diesem Zusammenhang mal aufgeführt.

1. Anstieg der Beitragsbemessungsgrenze nicht beachtet

Zur Berechnung der Beiträge müssen Arbeitgeber die jeweilige Beitragsbemessungsgrenze heranziehen. Wird eine Erhöhung dieser Beitragsbemessungsgrenze vom Arbeitgeber übersehen, werden für Höherverdienende zu geringe Beiträge berechnet. Kommt es in diesem Fall zu einer Betriebsprüfung, kommen spätestens dann erhebliche Nachzahlungen auf das Unternehmen zu.

2. Falsche Bewertung der Jahresarbeitsentgeltgrenze

Durch das Überschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze können Arbeitnehmer in der Krankenversicherung versicherungsfrei werden. Allerdings werden sie auch sofort wieder versicherungspflichtig, wenn ihr Arbeitsentgelt die aktuelle Jahresarbeitsentgeltgrenze wieder unterschreitet. Dies kann z.B., wie zuletzt am 1.1.2018, durch den Anstieg der Jahresarbeitsentgeltgrenze geschehen. Wird dieser Anstieg nicht registriert bzw. die Änderungen in Verbindung mit dem Anstieg nicht richtig gehandhabt, ist die Folge: Der Fehler fällt wieder spätestens im Rahmen einer Betriebsprüfung auf und erhebliche Nachzahlungen drohen. 

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Was wir sonst für Eure Personalabteilung tun können

*Wir erbringen unsere Leistungen im Rahmen des § 6 Nr. 3 und Nr. 4 StberG. Das bedeutet, unsere Leistungen beziehen sich auf die Durchführung mechanischer Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind; hierzu gehören nicht das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen. Zu unseren Tätigkeiten zählt ferner das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen.