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Steuerberaterwechsel – Wann ist der beste Zeitpunkt?

Das Thema Steuern ist ein sensibles und vor allem lästiges, gerade wenn man als Online Händler grenzüberschreitend tätig ist oder es zumindest in Zukunft vor hat zu sein. Die Umsatzsteuer Compliance spielt in dieser Hinsicht eine nicht zu unterschätzende Rolle und in diesem Zusammenhang auch der Steuerberater, mit dem man zusammenarbeitet.

Kommt es hier zu kleineren oder auch größeren Problemen bzw. Fehlern in der Zusammenarbeit, muss mehr Zeit und Geld investiert werden, als einem lieb ist. Das führt nicht nur zu Unzufriedenheit, sondern auch zu Nachzahlungen und Umsatzeinbußen. An dieser Stelle denkt man oftmals auch über einen möglichen Wechsel der Buchhaltung nach, allerdings ist hier die Hemmschwelle, gerade bei einem Steuerberater, ziemlich hoch.

Dabei ist ein Wechsel sehr simpel und kann relativ unkompliziert und ohne großen Aufwand vollzogen werden. Der beste Zeitpunkt für einen Wechsel des Steuerberaters: Der Jahreswechsel!

Warum der richtige Steuerberater wichtig ist

Zwischen Dir und Deinem Steuerberater besteht ein besonderes Verhältnis, welches vor allem von Vertrauen geprägt ist. Vergleichen kann man dieses Verhältnis mit dem zu Deinem Hausarzt. Das Vertrauen ist sehr wichtig, da Du Deinem Steuerberater mit einer Vollmacht die Berechtigung gibst über eine Thematik zu verfügen, von der Du in der Regel nur rudimentäre Kenntnisse hast.

Du musst dieser Person also zutrauen können, genau diese Thematik kompetent und Deinen Ansprüchen nach auszuüben. Daher ist es wichtig, zufrieden mit Deinem Steuerberater zu sein und seiner Arbeit Vertrauen schenken zu können.

Zustände die für einen Wechsel sprechen

Wird das Vertrauen missbraucht oder die Arbeit schlichtweg nicht zur Zufriedenheit erbracht, ist ein Wechsel unumgänglich. Einige Indikatoren, die dafür sprechen, dass Dein Steuerberater Dich nicht zufriedenstellend betreuen kann, haben wir folgend einmal aufgelistet:

  • Schlechte telefonische Erreichbarkeit
  • Keine Erfahrung in der BH mit ausländischen Steuersätzen oder Lieferschwellen
  • Vorbereitende Tätigkeiten werden verlangt
  • Daten können nicht gezogen oder verarbeitet werden
  • Es werden vermehrt Fragen zum Verständnis des Geschäftsmodells gestellt
  • Keine Kenntnisse über das System Amazon

Unerwartet hohe Nachzahlungen können die Zweifel an der Zusammenarbeit zusätzlich untermauern. Mitunter der wichtigste Grund für fehlendes Vertrauen ist allerdings die mangelnde Fachkenntnis – Steuerberater sind grundsätzlich Generalisten, die sich zwar teilweise spezialisieren, meist aber einen breit gefächerten Wissensstand haben. Da viele Mandanten sich geschäftlich aber in Nischen, wie z.B. dem Online Handel, bewegen, sind hier spezielle Fähigkeiten und Kenntnisse gefragt. Können diese nicht bedient werden, ist es ratsam sich nach einem Spezialisten umzusehen.

Der Wechsel geht unkompliziert und schnell. Man muss nur wissen wann und wie!

Trotzdem bleibt eine gewisse Hemmschwelle dem Wechsel gegenüber bestehen, ähnlich wie bei Deinem Hausarzt. Er kennt Dich und Deine Abläufe nunmal, der Wechsel bereitet nur Komplikationen und eine lange Findungsphase bleibt wahrscheinlich nicht aus. So geht man den vermeidlich einfacheren Weg, lässt die Komplikationen über sich ergehen und macht heiter weiter. 

"Kleinunternehmerfalle

Drei gute Gründe für einen Wechsel am Ende des Jahres

Warum solltest Du Dir genau jetzt Gedanken über einen Wechsel machen und wenn Du den Entschluss gefasst hast, zum Jahresende wechseln?

Wenn Du das Vertrauen in Deinen Steuerberater verloren hast, Du mit seiner Arbeit unzufrieden bist oder für Dich vermehrt Probleme durch die Zusammenarbeit entstehen, ist der Moment gekommen, über einen Wechsel nachzudenken. Dabei spielt der Zeitpunkt allerdings eine nicht zu unterschätzende Rolle. Der beste Zeitpunkt hierfür ist in der Regel der Jahreswechsel. Aber warum ist das so? Warum kann ich nicht auch mitten im Geschäftsjahr wechseln, wenn die Probleme sich häufen? Grundsätzlich natürlich auch möglich, sinnvoller ist allerdings der Jahreswechsel.

1. Verantwortlichkeit vor dem Finanzamt

Bei einem unterjährigen Wechsel kann es vor allem dann problematisch werden, wenn das Finanzamt am Ende des Jahres Auskunft über den gefertigten Jahresabschluss haben möchte. Dein neuer Steuerberater kann keine genauen Auskünfte darüber haben, was der alte Steuerberater gemacht hat.

Fragen dazu können leider nicht genau beantwortet und Buchungen nicht erklärt werden. Besonders heikel kann es werden, wenn Fehler in den Buchungen entstanden sind und der neue Steuerberater nichts davon weiß. Genau dieser Umstand führt auch direkt zu Punkt 2: den steigenden Kosten.

2. Kostenaspekt

Als Mandant sollte man das Verhältnis zum Steuerberater immer dann kündigen, wenn keine neuen Aufgaben angefangen wurden. Dies kann oft zu Teilhonoraren führen, für die Du trotz Wechsel aufkommen musst. Besonders während der Erstellung der Bilanz oder der Steuererklärung ist ein unterjähriger Wechsel nicht zu empfehlen.

Dazu kommt, dass ein Wechsel immer aus einem bestimmten Grund vollzogen wird. Gerade im Online Handel kann die Buchführung, durch die Masse und Eigenschaften der Daten, Fehler aufweisen, wenn der Steuerberater sich in der Materie nicht auskennt. Die Folge ist, dass der neue Steuerberater rückwirkend die Buchhaltung überprüfen muss, bevor er sie „guten Gewissens“ fortführen kann. Die Folge: Du zahlst quasi doppelt für die Buchhaltung.

Der Wechsel am Ende des Jahres ist somit nicht nur mit weniger Aufwand, sondern auch mit weniger Kosten verbunden. Die Übernahme ist mit weniger Arbeits- bzw. Zeitaufwand verbunden und es können massiv Kosten in der Buchhaltung eingespart werden.

3. Vollständigkeit von Unterlagen

Wie oben schon erwähnt, kann es schwierig sein sich in die Arbeit des alten Steuerberaters einzuarbeiten, wenn der Wechsel innerhalb eines Jahres stattfindet. Fehlende Belege, falsche Aufbereitung von Daten und generelle Fehler in der Buchhaltung. Der neue Steuerberater hat häufig keine vollständigen Unterlagen zur Verfügung und startet bei Null.

Am Ende des Jahres ist es immer einfacher zu wechseln, da das eine Jahr von dem alten Steuerberater beendet wurde und der Neue nun mit Euch ins kommende Jahr starten kann. Es gibt somit deutlich weniger Probleme bei der Übergabe von Daten.

Es kann natürlich trotzdem unterjährig gewechselt werden und wenn die Probleme sich häufen, lässt es sich auch nicht vermeiden. Laut §627 BGB kann eine Person den Vertrag zu ihrem Steuerberater zu jeder Zeit im Jahr kündigen. Sofern keine größeren, nur schwer zu behebenden Probleme verursacht wurden, sollten begonnene Leistungen von dem alten Steuerberater aber fertig gestellt werden, um zusätzliche Kosten zu vermeiden. Andernfalls kann der Wechsel sich wie unten dargestellt gestalten. Wie der Wechsel sich unkomplizierter darstellen kann, siehst Du hier.

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Einen reibungslosen Wechsel garantieren

Wie kommt man aus einem bestehenden Steuerberatervertrag heraus? Wie schon erwähnt, kann man laut §627 BGB einen Steuerberatervertrag jederzeit kündigen, wobei ein reibungsloser Wechsel garantiert werden muss. Zwei Punkte gilt es hier zu beachten:

  • Existiert ein längerfristiger Vertrag muss sich der Mandant an die vorgegebene Laufzeit bzw. Kündigungsfrist halten.
  • Sollte es noch offene Rechnungen an den alten Steuerberater geben, kann dieser die Weitergabe der Daten verweigern und auf die Zahlungen bestehen. Ihr solltet Euch dann schnellstmöglich darum kümmern diese zu bezahlen. Ist dies geschehen, muss der alte Steuerberater ohne Weiteres die benötigten Daten an Euren neuen Steuerberater weitergeben. Eine reibungslose Übergabe ist in seinen Berufspflichten festgeschrieben.

Wenn Du einen neuen Steuerberater oder Buchhalter nach Deinen Vorstellungen gefunden hast, erledigt sich der Wechsel an sich quasi von selbst. Für die Übergabe der Daten bist nicht Du zuständig, die holt sich Dein neuer Steuerberater in der Regel selbst. Aufgrund der Herausgabepflicht muss Dein alter Steuerberater alle benötigten Daten übermitteln, welche er zur Verfügung hat. In vielen Fällen ist dies aufgrund von Schnittstellen durch einen einfachen DATEV-Datei Export möglich.

So kann der Wechsel „hinter Deinem Rücken“ reibungslos von Statten gehen. Auch, wenn das Finanzamt kein Mitspracherecht über die Wahl des Steuerberaters hat, solltest Du dort kurz Bescheid geben. Es reicht, wenn Du darüber informierst, dass die Dienstleistung vom bisherigen Steuerberater nicht mehr in Anspruch genommen wird und die Vollmacht verfällt. Dein neuer Berater erhält daraufhin die Vollmacht und kann sich um Deine Finanzen und Steuern problemlos kümmern.

Fazit

Zusammenfassend kann man festhalten, dass der richtige Zeitpunkt einen Steuerberater zu wechseln in der Regel am Ende eines Jahres ist. So sparst Du Dir viele Komplikationen und auch Kosten und kannst von einem reibungslosen Wechsel ausgehen. Wie das ganze bei einem unterjährigen Wechsel aussehen kann, zeigt die Grafik oben. Prinzipiell ist natürlich auch ein unterjähriger Wechsel möglich und bei sich häufenden Problemen auch unumgänglich. 

Das Schwierigste ist meistens den Schritt zu wagen, den Steuerberater zu wechseln. Wenn Dir dieser Gedanke aber erstmal gekommen ist, solltest du im nächsten Schritt über den Zeitpunkt nachdenken.

Wir hoffen wir konnten Dir diese Angst hier ein wenig nehmen. Scheu Dich also nicht davor zu wechseln, wenn das Vertrauen in Deinen Berater verloren gegangen ist und Du ihn nicht in der Situation siehst, Dich adäquat vertreten zu können.


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