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Proformarechnungen – Ein notwendiges aber wichtiges Übel im Online Handel

Sie sind die Hidden Champions der Umsatzsteuervoranmeldungen und bleiben häufig unter dem Radar: Die Proformarechnungen.

Die Proformarechnungen spielen quasi die zweite Geige, denn die Voranmeldungen sind die relevanten Meldungen an Hand derer das Finanzamt Deine Steuerschuld berechnet. Allerdings spielen die Proformarechnungen seit Anfang 2020 eine immer wichtiger werdende Rolle. Aber lest selbst.

Umsatzsteuervoranmeldungen

Sobald Du in einem Land eine gültige USt-ID besitzt, bist Du von diesem Moment an verpflichtet dort monatlich oder vierteljährlich Umsatzsteuervoranmeldungen einzureichen.

Auf der Umsatzsteuervoranmeldung wird allerdings u.A. die Summe aller Vorsteuerbeträge ausgewiesen. Die Proformarechnungen werden immer dann relevant, wenn es zu einer Prüfung durch das Finanzamt kommt. Gründe für eine solche Prüfung können vielseitig sein. Spätestens in diesen Momenten kommt man an den Proformarechnungen nicht mehr vorbei.

Proformarechnungen bei gültigen Umsatzsteueridentifikationsnummern

Eine Proformarechnung zeigt – anders als die USt-Voranmeldung – die einzelnen Positionen an, durch die sich die Summe der Vorsteuerbeträge ergeben hat. Als Online Händler benötigst Du diese Aufstellung, wenn es zu innergemeinschaftlichen Verbringungen zwischen Deinen Lagern kommt.

Wenn Du Deine Ware beispielsweise aus Polen nach Tschechien verschickst, dann fließt diese Transaktion ebenfalls in Deine USt-Voranmeldung, auch wenn Du in diesem Fall von der Steuer befreit bist. Eine der goldenen Regeln im Steuerrecht ist jedoch: Ohne Beleg keine Buchung. Zu diesem Zweck werden für innergemeinschaftliche Verbringungen Proformarechnungen erstellt.

Handelt es sich um innergemeinschaftliche Verbringungen, müssen jeweils gültige Umsatzsteueridentifikationsnummern auf der Rechnung aufgeführt werden. In unserem Beispiel die USt ID des Startlandes Polen und die des Ziellandes Tschechien.

Innergemeinschaftliche Verbringungen mit Zwei UST IDs

Zusammenfassend müssen auf einer korrekt ausgestellten Proformarechnung (neben den üblichen Angaben, wie RE.-Nr, etc.) folgende Bestandteile zwingen angegeben werden:

  • Startort und Zielort
  • Detaillierte Aufzählung alle Produkte und Mengen
  • Zwei USt IDs, Startland und Zielland
  • Bemessungsgrundlage, sprich Einkaufspreise

Eine Proformarechnung beinhaltet also im ideal Fall zwei gültige USt IDs. Falls dies nicht der Fall ist, gehen wir in Punkt 3 auf das alternative Verfahren ein, was allerdings ungleich nachteiliger ist.

Bist Du nicht in Besitz jeweils gültiger Umsatzsteueridentifikationsnummern, greifen seit Anfang 2020 die von uns mehrfach thematisierten Quick Fixe. Dann sind auf sämtliche innergemeinschaftlichen Verbringungen Steuern zu zahlen und das rückwirkend (Und wie Du weißt, nimmt Amazon diese auf eigene Faust vor – in großen Mengen!).

Hier kannst Du Dich noch Mal ausführlich über die Quick Fixes informieren: QUICK FIXES WERDEN TEUER FÜR HÄNDLER & KONTROLLIERT EUREN LAGERBESTAND – QUICK FIXES AB JANUAR 2020.

Ich besitze keine gültige Umsatzsteueridentifikationsnummer

Das ist schlecht, denn das bedeutet, dass Du in mindestens einem der beiden Länder nicht umsatzsteuerrechtlich gemeldet bist. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass Du auch Deine Proformarechnungen nicht mit USt IDs erstellen kannst.

Vor in Kraft treten der Quick Fixe war das nur bedingt ein Problem. Hier konntest Du rückwirkend Meldungen und Proformarechnungen erstellen und die innergemeinschaftlichen Verbringungen blieben steuerfrei. Ab 2020 potenzieren sich die Probleme, die durch das Fehlen einer Umsatzsteueridentifikationsnummer ausgelöst werden. Und das wie gesagt rückwirkend.

Wir wollen Dir das in einem simplen Beispiel vor Augen führen. Du hast im Januar 2018 in Verbindung mit dem FBA Programm die Lagerung in Polen und Tschechien aktiviert, Dich aber bis 2020 nie steuerlich in den beiden Ländern registriert. Dies musst Du dringend nachholen.

Ungeachtet der rückwirkenden Rechnungskorrektur und den USt-Meldungen, was geschieht mit den Proformarechnungen? Auch diese müssen rückwirkend erstellt werden. In diesem Szenario ist wichtig zu wissen, dass eine Umsatzsteueridentifikationsnummer nicht zurückdatiert werden kann, sondern z.B. erst ab Februar 2020 seine Gültigkeit hat. Und jetzt wird es verzwickt.

Die rückwirkenden Proformarechnungen werden daher mit der Steuernummer, ja richtig gelesen, der Steuernummer (nicht der Umsatzsteueridentifikationsnummer). Die Steuernummer wird zwangsläufig mitbeantragt, wenn Du eine USt ID beantragst. Sie ist allerdings auch rückwirkend gültig und wird daher auch für die Erstellung der rückwirkenden Proformarechnungen genommen.

Nun erstellst Du von 2018 bis Januar rückwirkend Deine Umsatszsteuervoranmeldungen und Proformarechnungen. Die Folge: die innergemeinschaftlichen Verbringungen sind steuerpflichtig. Ab Januar 2020 (Inkrafttreten der Quick Fixe)? Nein, ab Januar 2018. Sprich: Du musst für die gesamte Zeit der Lagerung im Ausland Steuern auf Deine innergemeinschaftlichen Verbringungen zahlen.

Innergemeinschaftliche Verbringungen ohne USt ID

Dann würden anstatt 0 % Steuern also plötzlich 23 % polnische Mehrwertsteuer auf Dich zukommen, da hier das Ursprungsprinzip greift, also der Steuersatz aus dem Startland genutzt wird. Dies gilt es unbedingt zu vermeiden, insbesondere da, je nachdem wie weit in die Vergangenheit die Meldungen nachgeholt werden müssen, sehr hohe Kosten und Steuernachzahlungen auf Dich zu kommen können.

Muss ich zwingend Proformarechnungen erstellen?

Ja. Wie oben schon angedeutet: Ohne Beleg Keine Buchung. Um Deine Vorfälle im Ausland lückenlos darstellen zu können, brauchst Du eine korrekt ausgestellte Proformarechnung für die innergemeinschaftlichen Verbringungen, auch wenn Du Umsatzsteueridentifikationsnummern besitzt und keine Steuern auf sie zahlen musst.
Spätestens, wenn es zu einer routinemäßigen Betriebsprüfung seitens des Finanzamtes kommt, müssen die Proformarechnungen zwingend vorgelegt werden. Bei uns sind die Proformarechnungen im Ausland im Paket inklusive und werden automatisiert erstellt.

Zusammenfassung

Zusätzlich zu den Umsatzsteuervoranmeldungen in den verschiedenen PAN EU Ländern, benötigst Du zwingend auch Proformarechnungen für Deine innergemeinschaftliche Verbringungen. Lästig wird es ab 2020, wenn Du die USt Voranmeldungen und Proformarechnungen rückwirkend erstellen musst, denn das bedeutet gleichzeitig, dass die Quick Fixe greifen und Verbringungen für Dich steuerpflichtig sind. Unser Fazit: Zeit ist Geld! Je mehr Zeit ohne gültige Umsatzsteueridentifikationsnummern ins Land geht, desto mehr Geld verbratet Ihr für zu hohe Steuernachzahlungen.

Uns ist noch wichtig in dem Zusammenhang zu erklären, dass die innergemeinschaftlichen Verbringungen Deine Lieferschwelle nicht mindern obwohl diese dann steuerpflichtig sind. Deine Lieferschwelle taktieren wirklich nur Umsätze, die an einen Endverbraucher verschickt wurden.

 

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