Lohn- & Gehaltsbuchhaltung – jeder braucht sie, wenige beherrschen sie.
Die einzelnen Bestandteile der LG-Buchhaltung, mögliche Fehlerquellen und daraus resultierende Konsequenzen fassen wir im Folgenden für Euch zusammen.

Was ist Lohn- und Gehaltsbuchhaltung – Allgemeines & Aufgaben:

Grundsätzlich handelt es sich bei der LG-Buchhaltung um ein Teilgebiet der Finanzbuchhaltung. Sie muss, ab Einstellung des ersten Angestellten, in jedem Betrieb geführt werden. Folgende Tätigkeiten fallen in den Aufgabenbereich des Lohnbuchhalters:

Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen:
Die fristgerechte Erstellung der Lohn- & Gehaltsabrechnungen ist maßgeblich für eine pünktliche Vergütung. Die Abrechnungen dienen nämlich nicht nur als Übersicht über gezahlte Abgaben wie Kranken- & Rentenversicherung, sondern gleichermaßen als Auszahlungsbeleg für die Finanzbuchhaltung.
Keine Abrechnung, kein Geld – so einfach ist das. 😉

Kurz am Rande: „Lohn“ und „Gehalt“ sind nicht dasselbe, auch wenn die Bezeichnungen häufig synonym verwendet werden. Das Gehalt ist eine feste Summe, welche jeden Monat ausgezahlt wird, unabhängig von den geleisteten Stunden. Der Lohn hingegen orientiert sich an der geleisteten Arbeit und kann von Monat zu Monat variieren.

Pflege der Personalstammdaten:
Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens erhält einen persönlichen Datensatz und ein sogenanntes Lohnkonto. Gesammelt werden neben Abrechnungswerten sämtliche Stammdaten zur Person.

Das Lohnkonto: Das Lohnkonto wird vom LG-Buchhalter zur Erleichterung der Nachprüfung des Lohnsteuerabzugs geführt. Welche Daten in das Lohnkonto gehören, ist in §41 des Einkommensteuergesetzes und in §4 der Lohnsteuerdurchführungsverordnung (LStDV) geregelt.

Auf Grundlage dieser Datensätze lassen sich die Lohn- & Gehaltsabrechnungen erstellen. Das kann unter Umständen sehr aufwendig sein, denn Abgaben wie die Kirchensteuer, geleistete Überstunden oder der Urlaubsanspruch können von Mitarbeiter zu Mitarbeiter variieren. Jeder Arbeitnehmer muss entsprechend seiner Steuerklasse, Beschäftigungsart und Personengruppe beurteilt werden.

So müssen bei Schichtarbeitern Besonderheiten wie Nacht- oder Sonntagszuschläge oder die mögliche Rentenversicherungsbefreiung bei Minijobbern in die Berechnung einfließen – es gibt keine Pauschallösung.
Natürlich müssen diese Datensätze vom LG-Buchhalter bei Einstellung eines neuen Mitarbeiters angelegt bzw. bei Austritt entsprechend datenschutzkonform abgelegt werden.

Jahresabschlussarbeiten:
Zum Jahresende hat der LG-Buchhalter alle Hände voll zu tun. Er ist zuständig für die Berechnung, Meldung und Abführung sowie der Kontrolle sämtlicher Abgaben wie der Lohn-, Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag, Sozialabgaben sowie der Renten-, Pflege-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung die in dem Wirtschaftsjahr angefallen sind. 

Die Lohnkonten müssen abgeschlossen und gemeldet werden. Konkret heißt das, dass sämtliche Jahreswerte kumuliert, Lohnsteuerausgleiche durchgeführt, Sozialversicherungspflichten geprüft und Lohnsteuerbescheinigungen an das Finanzamt abgegeben werden müssen.

Die Lohnsteuerbescheinigung kann nur in enger Abstimmung mit der Buchhaltung erstellt werden, da es dort viele Schnittstellen gibt. Es gilt zu prüfen ob alle freiwilligen Sozialleistungen des Arbeitgebers pauschalversteuert wurden, sämtliche Reisekosten verbucht und in der Abrechnung aufgeführt sind und die ElStAM-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsmeldungen korrekt und vollständig sind. Des Weiteren müssen die Arbeitszeit und Vergütung der Berufsgenossenschaft mitgeteilt werden.
Es ist wichtig, dass diese Meldungen korrekt und fristgerecht bei den zuständigen Ämtern eingehen, da von den Rentenversicherungsträgern und Finanzämtern regelmäßig Kontrollen durchgeführt werden. – Negativ auffallen möchte man hier nicht!

Neben Lohnsteuer und Sozialversicherung gibt es weitere Aufgaben am Jahresende – so ist z.B. die Ausgleichszahlung zur Beschäftigungspflicht von Schwerbehinderten und die dazugehörige Meldung zu prüfen, oder auch die Abführung der U1-Umlage im nächsten Jahr. Eine Welle von Prüfungen, von denen insbesondere kleinere Unternehmen häufig nicht einmal wissen.

Darüber hinaus gibt es weitere Verantwortungsbereiche eines LG-Buchhalters, die wir gerne aufführen möchten. In vielen Betrieben schreibt er die Arbeitsverträge und Abmahnungen. Er ist erster Ansprechpartner für Mitarbeiter und Behörden, überprüft die Versicherungspflicht der Mitarbeiter, übernimmt die An- & Abmeldung sowie die Beantragung von Versicherungsnummern bei den Krankenkassen. Er erstellt Buchungsbelege, Bescheinigungen und Statistiken, meldet Krankheitsfälle an die Krankenkasse und Rentenversicherung, kümmert sich um die Weiterausbezahlung des Gehalts der Angestellten bei Krankheit bzw. Mutterschutz, die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft, und vieles mehr.

Mögliche Fehlerquellen und die Konsequenzen

Fehlerhafte Lohn- und Gehaltsabrechnung:
Ein kleiner Rechen- oder Tippfehler ist schnell passiert, keine Frage. Wenn eine Lohn- und Gehaltsabrechnung falsch ausgestellt wird, hat das zur Folge, dass der Steuerabzug vom Verdienst zu hoch oder zu niedrig ist. Solche Fehler können zwar innerhalb von 3 Monaten rückwirkend korrigiert werden, bedeuten aber viel Bürokratie und Kosten, die hätten vermieden werden können. Im Übrigen haftet der Arbeitgeber für solche Fehltritte allein.

Nichteinhaltung der Fristen von Beitragszahlungen an Behörden:
Wie bereits erwähnt, gehört es zu den Aufgaben der LG-Buchhaltung fällige Beiträge an zuständige Behörden und Finanzämter zu zahlen. Wenn eine solche Frist nicht eingehalten wird, können Säumnisgebühren anfallen. Richtig ernst wird es, wenn man die Zahlung länger als drei Lohnzahlungen versäumt. Dann kann neben saftigen Geldstrafen, sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu 5 Jahren auf Euch zukommen.

Verantwortung gegenüber dem Mitarbeiter:
Jeder Arbeitgeber trägt Verantwortung für seine Angestellten. Wenn dem LG-Buchhalter Fehler unterlaufen, zieht das Konsequenzen für die Arbeitnehmer nach sich. Ein wichtiger Punkt ist die Weiterausbezahlung des Gehalts in Krankheitsfällen oder im Mutterschutz!

Aber auch die Korrektheit der Abrechnungsnachweise ist nicht zu vernachlässigen. Denn die Lohn- und Gehaltsabrechnungen gelten nicht nur als Buchungsbeleg für die Finanzbuchhaltung. Sie sind zudem auch für den Arbeitnehmer privat wichtig. Sie müssen häufig als Liquiditätsnachweis, z.B. bei der Beantragung eines Kredits oder auch bei der Wohnungssuche, vorgelegt werden.

Fazit

Wie aufwendig die Lohn- & Gehaltsbuchhaltung in einem Betrieb ist, ist absolut abhängig von seiner Größe. Mehr Mitarbeiter machen mehr Arbeit – Fakt ist aber, dass niemand an ihr vorbeikommt. Jeder muss sie machen. Da es sich hier um ein sehr weitläufiges Thema mit regelmäßigen Gesetzesänderungen handelt, sind die Anforderungen an den zuständigen Mitarbeiter hoch.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass ein gut qualifizierter Lohn- & Gehaltsbuchhalter Kenntnisse aus dem Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht und dem Lohnsteuerrecht mitbringen muss. Zudem kann eine gewisse Zahlenaffinität sicherlich nicht schaden. – So jemanden für den eigenen Betrieb zu finden, ist wie die Nadel im Heuhaufen zu suchen. Jedoch gibt es verschiedene Wege die LG-Buchhaltung korrekt abzubilden – intern aber auch extern. Über diese Möglichkeiten erfahrt Ihr mehr im nächsten Blog.

Social Share

Keine Kommentare

Leave a comment