Aufgaben der LG-Buchhaltung & Gefahren von Fehlern

Die Lohn- & Gehaltsbuchhaltung ist ein fester Bestandteil eines jeden Betriebes – völlig unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter. Ab dem ersten Angestellten muss die LG-Buchhaltung geführt werden. In unserem letzten Blog haben wir bereits das Aufgabenfeld eines LG-Buchhalters unter die Lupe genommen – die Anforderungen sind hoch, die Qualifikation der Ausführenden meist nicht. Der LG-Buchhalter trägt große Verantwortung in einem vielfältigen Bereich mit stetigen Gesetzesänderungen – Fehler können verheerende Folgen wie haushohe Säumnisgebühren, oder schlimmer noch, Freiheitsstrafen von bis zu 5 Jahren, nach sich ziehen.

Kosten interner Lohn- & Gehaltsbuchhaltung

Diese Fehler gilt es unbedingt zu verhindern. Zurück also zur umfangreichen Fachkompetenz des Lohnbuchhalters: Qualifizierte Mitarbeiter rennen einem nicht unbedingt die Tür ein. Um allen Verpflichtungen ordnungsgemäß nachzukommen gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Investition in die eigenen Mitarbeiter:
Am gängigsten ist wahrscheinlich die Variante jemanden aus dem eigenen Haus mit diesen Aufgaben zu betreuen. Es gibt viele Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen, die man in Anspruch nehmen kann. Problematisch ist jedoch, dass die LG-Buchhaltung stetigen Gesetzesänderungen unterliegt. Die Weiterbildung ist ein laufender Prozess, der mit laufenden Kosten verbunden ist und dennoch immer mit einem gewissen Risiko behaftet ist. Fehler in der LG-Buchhaltung können einem Betrieb teuer zu stehen kommen.

Und was passiert, wenn der Mitarbeiter krank wird, für längere Zeit ausfällt oder schlimmstenfalls das Unternehmen verlässt?

Ein weiterer Kosten- und Lernfaktor ist die benötigte Software, um die LG-Buchhaltung korrekt im Unternehmen abzubilden. Datev, beispielhaft genannt, ist nicht nur sehr umfangreich und bedarf einer langen Einarbeitungsphase, bis man sich halbwegs gut zurechtfindet, sondern ist auch mit nicht unerheblichen Lizenzgebühren verbunden.

Beispielrechnung mit einem eigenen Angestellten*:

Ø Jahresgehalt: 37.300 €/J 37.300 €
Ø Monatsgehalt: 3108,00 €
Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (22%): 683,80 €
Gemeinkostenzuschlag (50%): 1554,00 €
Gehaltskosten: 5345,80 €
+ Fehlzeiten (20 Tage Mindesturlaub | 5 Tage Krankheit)  + 3751, 80 €/J + 947,95€/J ≈ 392,00 €/M
+ Ø Lizenzgebühren der Software €/M + 20,00 €
+ Ø  Kosten für Lehrgänge €/M + 100,00 €
insgesamt: 5857,80 €

*Die Zahlenbeispiele basieren auf geschätzten Durchschnittswerten und gelten nur zur Veranschaulichung bzw. als Orientierungshilfe. Des Weiteren sind die Abrechnungsnachweise nur ein kleiner Teil des Aufgabengebiets eines LG-Buchhalters, jedoch lassen sie sich gut beziffern und in Folge dessen auch vergleichen.

Ausgehend davon, dass ein durchschnittlicher Mitarbeiter ca. 400 Lohn- & Gehaltsabrechnungen im Monat schafft, macht das pro Abrechnung knapp 15€. 
Die Kosten für Weiterbildungen bzw. Lehrgängen sind sehr unterschiedlich, häufig abhängig von Dauer, Inhalt und ggf. der Gruppengröße. An unterschiedlichen Anlaufstellen können Lehrgänge zwischen 2 Tagen und 18 Monaten und 600€ und 2000€ schwanken. Die Lizenzgebühren sind verhältnismäßig günstig, wohingegen eine „Einführungsschulung“ pro Mitarbeiter ca. 800€ kostet.

Externe Lohn- & Gehaltsbuchhaltung:

Eine andere Variante ist es, die LG-Buchhaltung auszulagern. Man profitiert durch Kostenersparnisse, Rechtssicherheit und Schutz vor Mitarbeiterausfall.
Einige Steuerberaterkanzleien bieten die LG-Buchhaltung auf Wunsch als zusätzlichen Service zur laufenden Buchhaltung an. Aber auch Steuerfachangestellte müssen in diesem Bereich weitergebildet werden – die dafür anfallenden Kosten tragt häufig Ihr. Leistungen wie das An- und Abmelden neuer Mitarbeiter können zusätzlich in Rechnung gestellt werden und die Kosten noch einmal in die Höhe treiben. Aber: Wenn man grundsätzlich ein gutes Gefühl bei seinem Steuerberater hat, sollte man an dem Punkt auf gar keinen Fall sparen. Insbesondere dann, wenn er auch für andere Belange des Betriebs zuständig ist, stellt der Steuerberater eine gute Anlaufstelle auch für LG-Buchhaltung dar.
Der Steuerberater rechnet seine Leistungen nach der Steuerberatervergütungsverordnung ab. Die LG-Buchhaltung ist in §34 StBVV geregelt.

Die kostengünstigere Alternative sind externe Dienstleister. Die LG-Buchhaltung muss nämlich nicht vom Steuerberater durchgeführt werden.

Beispiel Dienstleister:

Erstellung der monatlichen Lohn- & Gehaltsabrechnung: 11,50 € pro MA / pro Monat
Jahresabschlussarbeiten: 2,50 € pro MA / Jahr

Das macht monatliche Kosten von 11,70€ pro Mitarbeiter. Die Differenz sieht auf den ersten Blick nicht gewaltig aus – hochgerechnet auf das ganze Jahr kommt aber je nach Größe des Betriebs eine nicht unerhebliche Summe zusammen. 

Die Vorteile des Outsourcings:

Die LG-Buchhaltung auszulagern bringt viele Vorteile mit sich. Zum einen spart man wertvolle Ressourcen, zum anderen kann man sich darauf verlassen, dass sich ein Experte um alle Belange kümmert. Zumal viele Dienstleister auch über das Nötigste hinaus gehen und nicht nur die Lohn- & Gehaltsabrechnungen übernehmen, sondern die gesamte Kommunikation mit Behörden. Außerdem gibt es eine direkte Kommunikation mit den Mitarbeitern und es werden zeitgemäß digitale Mitarbeiter-Portale für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen angeboten. Auch digitale Personalakten können geführt werden, was die Ablage und den Zugang deutlich vereinfacht.

Reduzierung der Kosten:
Man spart sich die Weiterbildungskosten der Mitarbeiter, Anschaffungskosten für die benötigte Software und die zugehörigen Lizenzgebühren. Außerdem sind Dienstleister nicht an die Steuerberatervergütungsverordnung gebunden.

Zeitgewinn:
Durch die Auslagerung fällt im Bereich der Lohnbuchhaltung kein Aufwand an. So kann man sich voll und ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren.

Sicherheitsfaktor:
Dienstleister verfügen über die nötige fachliche Expertise und sind immer auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung. So kann man sich sicher sein, dass die LG-Buchhaltung immer korrekt, vollständig und fristgerecht abgewickelt wird. Auch für den Fall, dass mal jemand krank ist, ist bei einem Dienstleister eine qualifizierte Vertretung gewährleistet. Ebenfalls wichtig ist der Punkt der Haftung. Wie im letzten Beitrag schon angesprochen, haftet der Arbeitgeber bei Fehlern in der LG-Buchhaltung allein. Diese Haftung wird vom Dienstleister übernommen, somit wird jegliches Risiko umgangen.

Fazit

Letztendlich muss jeder selbst wissen, wie er mit der Materie umgeht und was für seinen Betrieb am besten funktioniert. Fakt ist, die LG-Buchhaltung muss gemacht werden. Die Investition in eigene Mitarbeiter birgt immer das Risiko, dass sie ausfallen oder das Unternehmen verlassen und man wieder bei Null starten muss. Ein Risiko, welches sich die meisten Betriebe nicht leisten können.
Wir sind der Meinung, dass man sich viel Zeit, Nerven und Geld spart, indem man die Lohnbuchhaltung auslagert und von Experten durchführen lässt.

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