Externes Mahnwesen: wir übernehmen Eure Mahnverfahren

Durch konsequentes externes Mahnwesen könnt Ihr optimale Voraussetzungen für eine entspannte Liquiditätssituation in Eurem Unternehmen schaffen. Spart Euch den Aufwand und profitiert darüberhinaus von vielen Vorteilen des Outsourcings der Mahnverfahren. 

Externes Mahnwesen

✓   Geringere Personalkosten & keine Kosten für Schulungen
✓   Wesentliche Zeitersparnisse 

✓   Größerer & regelmäßiger Cash-Zufluss 
✓   Branding auf Euer Unternehmen möglich
✓   Automatische Berechnung der Mahngebühren
✓   Auflistung offener Rechnungen inkl. Filtermöglichkeiten

Effektives Forderungsmanagement durch Outsourcing

Warum das Mahnwesen so wichtig ist

Ein korrektes Mahnwesen ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Nicht selten zahlen Kunden aber auch Geschäftspartner, trotz eingehaltener Leistung und klar kommunizierten Fristen, nicht rechtzeitig. Das kostet Unternehmen nicht nur Zeit sondern auch Geld und schnell kann in vielen Fällen ausbleibender Zahlungen gar die Existenz des Unternehmens gefährdet sein. Vor allem klein- und mittelständige Unternehmen leiden stark unter säumigen Kunden. 

Bei Überlegungen das Forderungsmanagement outzusourcen, sehen Unternehmen häufig nur die Mehrkosten. Dabei wird allerdings vergessen, dass ein korrektes Mahnverfahren auch innerhalb des Unternehmens Ressourcen verbraucht und Mitarbeiter, die häufig wenig Erfahrungen mit dem Vorgang haben, von ihren Kernaufgaben abgezogen werden.   

Warum das Mahnwesen so wichtig ist

Outsourcing vs. Inhouse-Lösung

Externes Mahnwesen

Outsourcing ist auf jeden Fall die bequemere Methode fällige Zahlungen einzutreiben. Das gesamte Forderungsmanagement wird an Fachleute abgegeben, die die nötige Software und das notwendige Know How haben, korrekte Mahnverfahren durchzuführen. Man kann sich einer korrekten Durchführung sicher sein und spart zusätzlich Zeit und Ressourcen. 

Allerdings tritt hier ein Dritter in die Kommunikation mit Euren Kunden ein und Ihr gebt gewissermaßen die Kommunikation aus der Hand, statt auch in diesem Bereich kompetent aufzutreten und Eure Kunden ganzheitlich zu betreuen.

 

Internes Mahnwesen

Durch eine umfangreiche Finanzbuchhaltungs-Software, durch die der Buchhaltungsaufwand stark vereinfacht werden kann, lässt sich auch das Mahnwesen bequem eigenständig bearbeiten. Allerdings sind hier einige Punkte zu beachten. 

  • Falls noch nicht vorhanden, sind die Anschaffungskosten enorm
  • Mitarbeiter müssen eingearbeitet werden
  • Die Mahnverfahren nehmen weiterhin viel Zeit in Anspruch

An dieser Stelle muss man sich die Frage nach dem Aufwand-Ertrag Verhältnis stellen.

Vorteile von externem Mahnwesen

✓   Weniger Aufwand & Kosten

✓   Fachliche Kompetenz

✓   Individuelle Mahnvorlagen

✓   Größerer Cash-Zufluss

✓   Positive Kundenbeziehung

✓   Garantiert rechtssicher

Nicht den Überblick verlieren - Übersichtliche Auswertungen

✓   Alle offenen Kreditoren & Debitoren aufgelistet – Falls gewünscht auch getrennt 
✓   Stichtagsbezogene Listen   

✓   Möglichkeit der individuellen Sortierung offener Posten
✓   Zusammenfassung von mehreren Teilbelegen zu einer Rechnung

Säumige Kunden gefährden die Existenz Eures Unternehmens

8 wichtige Bedingungen für ein gut funktionierendes Mahnwesen

Die Fristen offener Rechnungen Euren Kunden nicht zu eng zu sehen ist verständlich, denn Ihr wollt Eure gute Beziehung schließlich nicht gefährden. Allerdings bringen offene Rechnungen die Liquidität Eures Unternehmens in Gefahr. Durch ein gut funktionierendes Mahnwesen, könnt Ihr beide Probleme leicht unter einen Hut bringen. Welche Bedingungen für ein Mahnverfahren notwendig sind, erfahrt Ihr hier.  

1. Die Stammdaten des Kunden sind aktuell und vollständig

Ein korrektes und juristisch stichfestes Mahnwesen lässt sich nur durchführen, wenn Angaben wie (Firmen-)Name, Ansprechpartner, Anschrift, E-Mail und Telefonnummer vollständig und korrekt sind. Denn nur so kann man die Erreichbarkeit des Kunden garantieren. 

2. Prüffähigkeit der Rechnung

Damit eine Rechnung juristisch prüffähig ist, muss sie eine Reihe von Anforderungen erfüllen. 

3. Rechnung wurde verschickt und ist sicher beim Kunden eingegangen

HINWEIS: Verschickt Eure Rechnungen sofort und seid auch was das Mahnverfahren angeht immer fristgerecht. Wenn Ihr selber Fristen vertrödelt oder zu kulant seid was Forderungen angeht, verliert Ihr an Glaubwürdigkeit und Mahnungen werden von Kunden weniger ernst genommen. 

4. Die Rechnung ist unstrittig und begründet

Sprich Eure Leistungserbringung ist unstrittig und auf gut deutsch gesagt: der Kunde hat auch wirklich das erhalten, was er bei Euch eingekauft hat und das Produkt oder die Dienstleistung ist oder war einwandfrei. 

5. Die Rechnung ist fällig

Die Fälligkeit einer Rechnung, sprich der begründeten Forderung nach einer Gegenleistung, ergibt sich aus feststehenden bzw. gesetzlichen Fristen. Sofern nicht anders vereinbart, muss eine Rechnung grundsätzlich nach 30 Tagen beglichen werden. Ist für Euch eine andere Frist maßgeblich, müsst Ihr den Kunden ausdrücklich und schriftlich darauf hinweisen. 

6. Es ist eine Rechtsgrundlage vorhanden

Idealerweise wurde im Vorfeld ein Vertrag geschlossen und die Rechnung stellt nur noch den Beleg dar, dass die vereinbarten Leistungen erbracht wurden.  

7. Es gibt keine Vereinbarung über verzögerte Zahlungskonditionen

Auf Wunsch der Vertragspartner, können diese im Vorfeld abgeschlossen werden, sodass sich Fristen deutlich hinausschieben lassen. 

8. Die Mahnung ist rechtlich notwendig

Ist die vereinbarte Frist überschritten, ist es in der Praxis üblich säumige Kunden in verschiedenen Mahnstufen an fällige Zahlungen zu erinnern. Bleibt auch nach der letzten Mahnstufe die Zahlung aus, sollte der Vorgang an ein Inkasso Unternemen übergeben werden. 

Lass Dich unverbindlich und kostenlos beraten
Du hast Fragen? - wie beantworten sie verständlich und auf den Punkt

Was wir sonst für Euch tun können

*Wir erbringen unsere Leistungen im Rahmen des § 6 Nr. 3 und Nr. 4 StberG. Das bedeutet, unsere Leistungen beziehen sich auf die Durchführung mechanischer Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind; hierzu gehören nicht das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen. Zu unseren Tätigkeiten zählt ferner das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen.

JuMa Büroservice

Das moderne Backoffice

Neugierig?

Jetzt einfach unverbindlich anfragen:
kostenloses Beratungsgespräch!