Aufbewahrung elektronischer Dokumente

Die Digitalisierung schreitet in großen Schritten voran und ist nicht mehr wegzudenken. Auch im Personalwesen ist sie inzwischen angekommen und Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber können von vereinfachten Prozessen profitieren.

Digitalisierung des Personalwesens

Dass das Personalwesen in manchen Punkten noch hinterherhinkt und welche Optimierungspotentiale häufig ungenutzt bleiben, haben wir bereits vor einiger Zeit zusammengefasst
Jedoch gibt es zwei Möglichkeiten, die einfach zu integrieren sind und einen großen Mehrwert sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber darstellen.

Digitale Personalakte

Eine davon ist die digitale Personalakte, die wir ebenfalls schon genauer vorgestellt haben. Die Vorteile sprechen für sich, dass bisher jedoch nur 25% der Unternehmen digitalisiert arbeiten, ist erstaunlich. In der digitalen Personalakte sind alle Personaldokumente wie Kontaktdaten, Schriftverkehr, Gehaltsdaten, Spesenabrechnungen uvm. digital aufbereitet, wodurch Berge von Aktenordnern der Vergangenheit angehören können. Sämtliche Informationen können schnell, völlig ortsunabhängig und systematisch abgerufen werden. Zugegeben, die digitale Personalakte dürfte eher bei den Arbeitgebern Freude auslösen.

Digitale Archivierung

Das Personal Portal

Anders sieht es mit dem Personal-Portal aus – wie der Name schon verspricht, wurde dieses Portal speziell für Arbeitnehmer entwickelt. Bei digitalisierten Arbeitgebern erhält der Arbeitnehmer einen Zugang zu seinem eigenen Personal-Portal. Hier sind sämtliche Unterlagen wie Lohn- & Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise & Lohnsteuerbescheinigung online in einem geschützten Bereich abgelegt. Mit einem Klick können alle Dokumente vom Arbeitgeber in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden. Diese sind dann drei Jahre lang verfügbar und stehen zum Drucken oder Abspeichern bereit – auch über das Arbeitsverhältnis hinaus.

Funktionen

Im Personal-Portal können nicht nur Unterlagen abgerufen werden, vielmehr werden alle administrativen Dinge, das Personalwesen betreffend, an einem Ort geregelt und übersichtlich aufbereitet.

Daten & Allgemeines:

Jeder Mitarbeiter erhält sein eigenes „Profil“. Dort werden neben Stammdaten, Fakten zum Arbeitsverhältnis, der Stellenbeschreibung sowie den Kernfähigkeiten oder auch z.B. Informationen zum Dienstwagen gelistet. Wer mag, kann sogar seinen gesamten Lebenslauf hinterlegen.
Des Weiteren gibt es eine Übersicht über alle Mitarbeiter des gesamten Unternehmens, mit deren Telefon- bzw. Raumnummern – wobei man selbstverständlich durch bestimmte Regelungen bestimmen kann, welche Informationen, welcher Mitarbeiter einsehen kann.

Praktisch ist, dass der Arbeitgeber untergliedern und diese Informationen immer nach Abteilungen preisgeben kann. Der Arbeitnehmer sieht so auf einen Blick wer für was zuständig ist und kann sich mit möglichen Fragestellungen direkt an die richtige Person wenden, der Arbeitgeber kann nach Fähigkeiten filtern, so gezielt Aufgaben verteilen und vergisst dank Erinnerungen keine Geburtstage und Jubiläen mehr.

Urlaubsplanung:

Auch Urlaubsanträge können über das Personal-Portal abgewickelt werden. Der jeweilige Mitarbeiter hat eine Jahresübersicht über die geplanten Urlaube in seiner Abteilung. Er hat die Möglichkeit sich dort mit den Kollegen abzustimmen, Vertretungsregelungen festzulegen und den Antrag zu guter Letzt auch direkt über das Portal an den zuständigen Entscheidungsträger zu senden. Dieser kann den Antrag dort entweder genehmigen oder ablehnen.

Über jegliche Änderungen, die im Portal vorgenommen werden – z.B. die Bewilligung eines Antrags oder aber dem Upload einer neuen Gehaltsabrechnung – wird der zuständige Mitarbeiter via E-Mail informiert. Dem Mitarbeiter bzw. den Teams und Abteilungen innerhalb eines Unternehmens, wird die Jahresplanung deutlich vereinfacht und der Arbeitgeber erhält mit wenigen Klicks einen strukturierten Überblick über die Abwesenheiten seiner Angestellten im Kalender.

Dokumente:

Wie bereits erwähnt, findet der Arbeitnehmer alle Abrechnungen und weitere wichtige Dokumente online im Personal-Portal. Da das Portal mit den digitalen Personalakten der Mitarbeiter verknüpft ist, kann man durch spezielle Reglementierungen verschiedenen Abteilungsleitern und Vorgesetzten den Zugriff auf unterschiedliche Dokumente gewähren bzw. verweigern.

Vorteile für das Unternehmen

Das Personal-Portal verlagert alle administrativen Dinge an einen Ort und bietet übersichtliche und einfache Anwendungen. Dadurch haben die Zettelwirtschaften, chaotische Urlaubsplanungen und unnötig viele Absprachen mit unnötig vielen beteiligten Personen ein Ende – es profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

  Arbeitnehmer:   Arbeitgeber:
Geringerer Aufwand & Zeitersparnis bei der Planung von Urlauben bzw. Vertretungen Geringerer Aufwand bei der Übermittlung von Lohn- & Gehaltsdokumenten
Schnelles & mobiles Einsehen aller Daten & Dokumenten – ortsunabhängig Kosteneinsparung durch verschlankte Prozesse & Versand- bzw. Lagerkosten von Dokumenten in Papierform
Zeitersparnis durch effizienteres Arbeiten Zeitersparnis durch effizienteres Arbeiten
Einfach Handhabe Einfache Einrichtung & Integration in den bestehenden Workflow
Maximale Datensicherheit Maximale Datensicherheit
Überblick über Abwesenheit von Kollegen, wichtige Termine wie Geburtstage & Jubiläen Überblick über Abwesenheit aller Mitarbeiter, Geburtstage & Jubiläen
Übersichtliche Ordnerstruktur Möglichkeit Dokumente mit anderen Vorgesetzten zu teilen durch die Verknüpfung der digitalen Personalakte
Überblick über Zuständigkeitsbereiche der Kollegen Gezielte Aufgabenverteilung dank „Kompetenzen-Filter“

Fazit

Die digitale Personalakte und das Personal-Portal sind zwei Wege, um die Digitalisierung im Personalwesen voranzutreiben. Beides ist einfach und schnell integriert, hat einen positiven Effekt auf die Mitarbeiterzufriedenheit, vereinfacht sämtliche interne Prozesse und spart Zeit & Kosten – gut für die Umwelt ist es obendrein.

Sidenote: Wir nutzen das Personal-Portal selber und sind äußerst zufrieden damit. Besonders in den einzelnen Teams vereinfacht es viele Abläufe. 😉

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