Effizienter, dezentraler & strukturierter arbeiten - die digitale Personalakte macht es möglich

die digitale Personalakte - wie übernehmen

Wir übernehmen die Einrichtung & Pflege der digitalen Personalakte

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Klare und übersichtliche Personalverwaltung

Standortübergreifende Verwaltung aller Personaldaten, spürbare Zeitersparnisse bei HR Prozessen und eine hocheffiziente Personalverwaltung. Die digitale Personalakte macht es möglich.

Vorteile der digitalen Personalakte

+   zentrale Verwaltung
Durch die digitale Personalakte gehören die Dokumentenpflege an mehrere Orten und das Führen von Schattenakten der Vergangenheit an. 

+   kompletter Überblick 
Man erhält einen vollständigen Überblick über bereits abgelegte oder fehlende Dokumente. 
 

+   einfache Zuordnung
Vertragsunterlagen, Bemerkungen oder Urlaubsanträge können bequem per Drag-and-Drop Funktionen den Stammdaten einzelner Mitarbeiter zugeordnet werden. 

+   strukturierte Ablage
Die Ablagestruktur kann individuell definiert werden und alle Schriftstücke über Raster oder nach Dokumententypen sortiert werden. 

 schnelle Wiedervorlage
Zum prüfen einzelner Dokumente kann ein bestimmter Bearbeiter für eine bestimmte Zeit festgelegt werden.

+   direkte Weitergabe von Infos
Mithilfe eines Personal-Portals können Führungskräften oder auch Mitarbeitern Informationen und Dokumente aus einzelnen Akten bereitgestellt werden.

Dadurch dass Mitarbeiterdokumente gebündelt digital abgelegt werden können, verringern sich nicht nur die Verwaltungsarbeiten um ein vielfaches, es wird auch das Führen doppelter Akten vermieden und es kann jederzeit auf aktuelle Dokumente zugegriffen werden. Die Digitalisierung der Personalakte bietet dem Personalwesen die Chance sich komplett neu zu definieren und somit auch einen neuen Einfluss auf weitere Bereiche innerhalb des Unternehmens zu bekommen.

Digitale Personalakte

Behaltet den Überblick über Mitarbeiterdokumente

Digitale Archivierung

Vollständige und gut strukturierte Personalakten sind für jede Personalabteilung unverzichtbar. Nur so kann der vollständige Überblick behalten werden und es ist ein schneller Zugriff auf Informationen möglich. 

Allerdings erschwert die hohe Vertraulichkeit der Dokumente die effiziente Nutzung der Informationen. Häufig ist ein persönlicher Besuch in der Personalabteilung nötig, um Führungskräften Einblick in Personaldokumente zu gewähren. Das ist nicht nur wenig effizient, sondern führt zur Pflege von Schattenakten, die oft an unzureichend geschützten Orten abgelegt werden.

Durch die digitale Personalakte behaltet Ihr stets den Überblick über Mitarbeiterdokumente, könnt dezentral Dokumente zur Verfügung stellen und legt so den Grundstein für eine lückenlose Personalarbeit. 

Von der Papier- zur digitalen Akte

Schritt 1: Digitale Personalakte - Einscannen
Schritt 2: Digitale Personalakte - Importieren
Schritt 3: Digitale Personalakte - Importieren

Einführung der digitalen Pesonalakte

In der digitalen Personalakte sind alle Personaldokumente wie Kontaktdaten, Schriftverkehr, Gehaltsdaten, Spesenabrechnungen uvm. digital aufbereitet, wodurch Berge von Aktenordnern der Vergangenheit angehören können. Doch man schafft nicht nur Platz, sondern moderne HR Software Lösungen sind mit Funktionen ausgestattet, die der Mitarbeiterverwaltung zahlreiche Routinearbeiten abnehmen, Kosten sparen und Zeit für wichtigere Aufgaben schaffen können.
Doch vor der Einführung einer digitalen Personalakte muss man sich mit verschiedenen Aspekten wie Datenschutzrichtlinien und Zugriffsaspekten auseinander setzen.  

Datenschutzrichtlinien

Bei einem automatisierten Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten müssen Arbeitgeber das Bundesdatenschutz-Gesetz (BDSG) beachten. Grob zusammengefasst bedeutet das, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten nur mit Einwilligung der betroffenen Mitarbeiter möglich ist (z.B. im Rahmen des Arbeitsvertrages).
Gerade bei der Nutzung einer Cloud Anwendung, sollte zudem stets sicher gestellt sein, dass die sensiblen Daten gut verschlüsselt sind sowie rechts- und revisionssicher für lange Zeit abgelegt werden können. Hier empfiehlt es sich bei der Einführung der digitalen Personalakte auf einen erfahrenen Dienstleister zurückzugreifen. 

Sinnvolle Ordnerstruktur

Der Vorteil, den die digitale Personalakte mit sich bringen kann, steht und fällt mit einer sinnvollen Ordnerstruktur. Welche Kategorisierung erleichtert das spätere Auffinden und welche bestehenden Dokumente sind lohnenswert in die digitale Personalakte aufgenommen zu werden? Gerade bei der Einführung steht man vor der Wahl, welche Dokumente sofort und welche von nun an fortlaufend erfasst werden sollen. 

Mitbestimmung des Betriebsrates

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Einrichtungen, die dazu dienen das Verhalten und die Leistungen von Mitarbeitern „zu überwachen“. Die Einführung der digitalen Personalakte sollte also in Abstimmung mit dem Betriebsrat geschehen, bzw. zwingend nicht ohne deren Beurteilung. 

Was kommt in die digitale Personalakte

| Arbeitsvertrag inkl. Änderungen
| Berichte über Arbeitsunfälle und Krankheitsbescheinigungen, sofern dem Arbeitgeber Unterrichtungsanspruch zusteht
| Unterlagen über Qualifizierungen, Zeugnisse und Fortbildungsmaßnahmen
Führungs- und Leistungsbeurteilungen 
| Lohn- und Gehaltsänderungen
| Urlaubsanträge und -bewilligungen
| Abmahnungen und Schlussberichte in Disziplinarverfahren
| Schriftwechsel zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber und ggf. Dritten
| Kündigungsschreiben, Aufhebungsvertrag und Schlusszeugnis

Und was nicht...

| Die dem Arbeitgeber nicht zugänglichen Unterlagen des Betriebsarztes
| Liste von Krankheitstagen und Krankheitsgründen
| Vermerk über Kandidatur für den Betriebsrat
| Notizen des Arbeitgebers z.B. über die Leistung des Arbeitnehmers

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Was wir sonst für Eure Personalabteilung tun können

*Wir erbringen unsere Leistungen im Rahmen des § 6 Nr. 3 und Nr. 4 StberG. Das bedeutet, unsere Leistungen beziehen sich auf die Durchführung mechanischer Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind; hierzu gehören nicht das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen. Zu unseren Tätigkeiten zählt ferner das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen.

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