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Effizienteres Arbeiten durch die digitale Archivierung

Vorteile der digitalen Archivierung

✓    Kosten- und Zeitersparnis
Durch die digitale Archivierung könnt Ihr Eure Druck- und Lagerkosten erheblich senken. 

✓   Schnelle Auskunftsfähigkeit und Transparenz
Jeder kennt es: Verschiedene Anspruchsgruppen haben eine Frage zu einem wichtigen Dokument. Durch die digitale Archivierung könnt Ihr eine schnelle Auskunft geben. 

✓   Optimierung von Geschäftsprozessen
Alle Dokumente sind an einem Ort gespeichert und dennoch dezentral verfügbar. Dadurch lassen sich viele Geschäftsprozesse vereinfachen!

✓   Geringer Platzbedarf
Da alle Dokumente in digitaler Form zur Verfügung stehen, müsst Ihr Euch nicht mehr mit Bergen von Ordern beschäftigen. Die Räume die zur Lagerung verwendet wurden, können Ihr jetzt sinnvoller nutzen.

✓   Effizienter Zugriff auf Eure Dokumente 
Durch eine geordnete Struktur bei der Archivierung und den Online Zugang, könnt Ihr von überall auf Eure Dokumente zugreifen – auch mobil! 

✓   Beweiserhaltende Langzeitarchivierung
Ihr seid gesetzlich verpflichtet bestimmte Dokumente aufzubewahren. Mit der Zeit werden Dokumente in Papierform unleserlich. Mit der digitalen Archivierung fällt dieses Problem weg.

✓   Sicherheit
Ihr könnt ausgewählten Mitarbeitern einen bestimmten Zugriff gewähren. So bleibt der Missbrauch von wichtigen Dokumenten gering.

✓   Vielfältige Recherchemöglichkeiten
Durch die digitale Archivierung könnt Ihr schneller und effizienter nach Informationen und Dokumenten suchen, bzw. diese in einer bestimmten Ablagestruktur beliebig ordnen. 

Digitale Archivierung - ohne geht es nicht!

Digitale Archivierung

Digitale Dokumente wie Emails, elektronische Faxe, Excellisten usw., stellen neben den traditionellen Papierdokumenten in Unternehmen eine wichtige Informationsgrundlage dar. Der Herausforderung die Ihr Euch dabei stellen müsst, ist die langfristige Aufbewahrung (Archivierung) und Bereitstellung für verschiedene Anspruchsgruppen.

Auch die Vertraulichkeit und der Zeitverlust ist ein Problem: Häufig muss die betreffende Person selbst in das Archivierungslager, um an bestimmte Informationen zu kommen.

Durch die digitale Archivierung gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Ihr behaltet stets den Überblick über Dokumente, könnt sie dezentral zur Verfügung stellen und legt so den Grundstein für eine lückenlose und langfristige Archivierung. 

Merkmale der Revisionssicherheit

Der Begriff Revisionssicherheit ist elektronischen Archivsystemen zugeordnet, die den Anforderungen der GoBs (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) genügen. Folgende Kriterien gelten in Ableitung der HGB-Vorschriften für die Revisionssicherheit:

→  Prüfbarkeit
→  Nachvollziehbarkeit
→  Dokumentation des Verfahrens
→  Einhaltung der Aufbewahrungsfristen 
→  Nutzung nur durch Berechtigte
→  Sicherung vor Verlust
→  Schutz vor Veränderung und Verfälschung
→  Sicherheit des Gesamtverfahrens
→  Vollständigkeit
→ 
 Ordnungsmäßigkeit                                                                                                                                                                                                                                                                                    

Wer muss eigentlich was aufbewahren?

Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungspflicht, ist die Aufbewahrungspflicht. Dementsprechend ist jeder, der zum Führen von Büchern verpflichtet ist, auch verpflichtet diese korrekt aufzubewahren. Was Ihr alles aufbewahren müsst verraten wir euch hier:(Nach §147 Abs. 1 AO) 

→  Eröffnungsbilanz
→  Lagerberichte
→  Jahresabschlüsse
→  Inventare 
→  Bücher und Aufzeichnungen
→  Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
→  Buchungsbelege
→  Empfangene und gesendete Geschäftsbriefe
→  Unterlagen für Zollanmeldung                                                                                                                                                                                                                                                           

Wenn Ihr Euch detaillierter über die aufzubewahrenden Unterlagen und auch über Aufbewahrungszeit informieren wollt, klickt hier.

Jetzt wisst Ihr, dass einige Argumente für die digitale Archivierung sprechen. Digitalisiert Eure Dokumente und profitiert von den Vorteilen!

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Was wir sonst für Euch tun können

*Wir erbringen unsere Leistungen im Rahmen des § 6 Nr. 3 und Nr. 4 StberG. Das bedeutet, unsere Leistungen beziehen sich auf die Durchführung mechanischer Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind; hierzu gehören nicht das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen. Zu unseren Tätigkeiten zählt ferner das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen.

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