In Deutschland arbeiten aktuell nur rund 25% der klein- und mittelständischen Unternehmen mit einer digitalen Personalakte. Betrachtet man die verschiedenen Vorteile, kann man auf diese Zahl nur mit Unverständnis reagieren. In unserem neuen Blogbeitrag erfahrt Ihr, was in die digitale Personalakte reingehört, welche Vorteile sie bietet und was bei der Einführung zu beachten ist. 

Lesedauer: 4 Minuten

In unserem Blogbeitrag Digitalisierung: Warum das Personalwesen aufholen muss, haben wir bereits die Auswirkungen der Digitalisierung auf das gesamte Personalwesen thematisiert. In diesem Zusammenhang spielt die digitale Personalakte eine entscheidende Rolle und bildet in gewisser Weise den Grundstein dafür, dass das Personalwesen zum strategischen Partner des Unternehmens werden kann. 

Einführung der digitalen Personalakte

In der digitalen Personalakte sind alle Personaldokumente wie Kontaktdaten, Schriftverkehr, Gehaltsdaten, Spesenabrechnungen uvm. digital aufbereitet, wodurch Berge von Aktenordnern der Vergangenheit angehören können. Doch man schafft nicht nur mehr Platz, sondern moderne HR Software Lösungen sind mit Funktionen ausgestattet, die der Mitarbeiterverwaltung zahlreiche Routinearbeiten abnehmen, Kosten sparen und Zeit für wichtigere Aufgaben schaffen können. Doch vor der Einführung einer digitalen Personalakte, muss man sich mit verschiedenen Aspekten wie Datenschutzrichtlinien und Zugriffsaspekten auseinandersetzen. 

Datenschutz:
Bei einem automatisierten Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten müssen Arbeitgeber das Bundesdatenschutz-Gesetz (BDSG) beachten. Grob zusammengefasst bedeutet das, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten nur mit Einwilligung der betroffenen Mitarbeiter möglich ist. Dies kann z.B. im Rahmen des Arbeitsvertrages erfolgen. 

Eine weitere Frage des Datenschutzes betrifft die Wahl zwischen der Nutzung einer Cloud und einer Inhouse-Installation. Diese ist abhängig von der Größe und Organisationsstruktur des Unternehmens, sowie individuellen Anforderungen und der IT-Infrastruktur. Es sollte allerdings stets sichergestellt sein, dass die sensiblen Daten gut verschlüsselt sind sowie rechts- und revisionssicher für lange Zeit abgelegt werden können. 

Sinnvolle Ordnerstruktur:
Der Vorteil der digitalen Personalakte steht und fällt mit einer sinnvollen Ordnerstruktur. Welche Kategorisierung erleichtert das spätere Auffinden und welche bestehenden Dokumente sind lohnenswert in die digitale Akte aufgenommen zu werden? Vor allem bei größeren Unternehmen sollten zunächst nur Zielvereinbarungen, Arbeitsvertrag und Leistungsbeurteilungen gescannt werden. Neue Vorgänge werden von Anfang an elektronisch verfasst. 

Mitbestimmung des Betriebsrats:
Nach § 87 Abs. 1 Nr 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Einrichtungen, die dazu dienen das Verhalten und die Leistung von Mitarbeitern zu überwachen. Die Einführung der digitalen Personalakte sollte also in Abstimmung mit dem Betriebsrat geschehen, bzw. zwingend nicht ohne deren Beurteilung.  

Was kommt in die digitale Personalakte? 

in der digitalen Personalakte befinden sich sämtliche relevanten Daten der Mitarbeiter, die im Folgenden aufgelistet werden: 

  • Arbeitsvertrag inkl. Änderungen 
  • Berichte über Arbeitsunfälle, Krankheitsbescheinigungen und Aufzeichnungen des Betriebsarztes, sofern dem Arbeitgeber Unterrichtungsanspruch zusteht
  • Führungs- und Leistungsbeurteilungen 
  • Unterlagen über Qualifizierungen, Zeugnisse und Fortbildungsmaßnahmen 
  • Lohn- und Gehaltsänderungen 
  • Urlaubsanträge und -bewilligungen 
  • Schriftwechsel zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber und ggf. Dritten 
  • Abmahnungen und Schlussberichte in Disziplinarverfahren 
  • Kündigungsschreiben, Aufhebungsvertrag und Schlusszeugnis 

…und was nicht? 

  • Die dem Arbeitgeber nicht zugänglichen Unterlagen des Betriebsarztes 
  • Notizen des Arbeitgebers z.B. über die Leistung des Arbeitnehmers 
  • Liste von Krankheitstagen und Krankheitsgründen 
  • Vermerk über Kandidatur für den Betriebsrat 

Vorteile der digitalen Personalakte 

Wie weiter oben bereits angedeutet, bildet die digitale Personalakte die Grundlage für eine lückenlose Personalarbeit, mit einem zentralen Aufbewahrungsort ohne sogenannte Schattenakten. Das verringert nicht nur den organisatorischen Aufwand, sondern macht die Personalabteilung, z.B. bei der Verteilung der Mitarbeiter, zum strategischen Partner, der so rational wie möglich handeln kann. Wir haben Euch die weiteren Vorteile mal im Detail zusammengefasst. 

  • Zentrale Verwaltung: Zentraler Ablageort, der für alle relevanten Personen leicht zugänglich ist 
  • Strukturierte Ablage: Möglichkeit der Definition einer individuellen Ablagestruktur und das Sortieren aller Schriftstücke über Register oder nach Dokumententypen
  • Schnelle Wiedervorlage: Zum prüfen einzelner Dokumente kann ein bestimmter Bearbeiter für eine bestimmte Zeit festgelegt werden
  • Einfache Zuordnung: Vertragsunterlagen, Vereinbarungen oder Beurteilungen können bequem per Drag-and-Drop-Funktion in die Stammdaten der Mitarbeiter integriert werden 
  • Kompletter Überblick: Man erhält eine Auswertung von Pflichtdokumenten und eine Übersicht über bereits abgelegte oder fehlende Dokumente 
  • Direkte Weitergabe von Informationen: Mit Hilfe eines Personal-Portals können Führungskräften oder auch Mitarbeitern Informationen und Dokumente aus einzelnen Akten bereitgestellt werden

Richtig eingesetzt stellt die digitale Personalakte einen deutlichen Mehrwert für die Personalabteilung dar. Sie spart Zeit und schafft Ressourcen für wichtigere Dinge. Euch schreckt der Prozess ab, der nötig ist um bestehende Akten zu digitalisieren? So umständlich wie man meint, ist der Prozess gar nicht. Man benötigt nur das gewisse Know How, die nötigen Tools und die richtige Cloudanwendung. Hat man dies nicht, kann man den Vorgang und die Pflege natürlich auch bequem outsourcen. Springt lieber schnell auf den Zug der Digitalisierung auf, bevor er abgefahren ist. 

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