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7 goldene Regeln

zur Aufbewahrung elektronischer Dokumente

Steuerlich relevante Unterlagen wie Buchhaltungsunterlagen nebst Jahresabschlüsse, Buchungsbelege sowie empfangene oder selbsterstellte Rechnungen müssen bekanntlich über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Hier erfahren Sie, welche 7 goldenen Regeln Sie beachten sollten. 

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1. Es herrscht Systemfreiheit

Es gibt keine verbindlichen Standards, Formate oder Produkte für die elektronische Archivierung. Die Finanzverwaltung führt hier auch keine Testierung durch und das am besten geeignete Archivierungssystem kann frei gewählt werden.

2. Belege zeitnah archivieren

Um Datenverluste bzw. -verfälschungen zu vermeiden, sind alle elektronischen Belege zeitnah nach Erstellung oder Empfang zu archivieren. Nur so ist eine lückenlose und zeitnahe Erfassung aller Dokumente gewährleistet. Daher sollten Sie Speicherroutinen im betrieblichen Prozess etablieren.

3. Unveränderbarkeit der Daten

Nachträgliche Änderungen müssen bei elektronischen Belegen ausgeschlossen sein. Gewährleistet wird dies durch eine nachvollziehbare Änderungshistorie. Durch ein entsprechendes Datensicherheitskonzept muss belegt werden, dass nur befugte Personen Zugriff auf die Daten haben. 

4. Auswertbarkeit der Daten

Insbesondere für Außenprüfungen ist eine schnelle Lesbarmachung und Auswertbarkeit der elektronischen Dokumente erforderlich. Auch bei verdichteten Daten muss ohne großen Aufwand eine Lesbarkeit hergestellt werden können. 

5. Grundsatz der Formattreue

Grundsätzlich gilt: Belege sind in dem Format abzuspeichern, in dem sie empfangen werden. Der Ausdruck in Papierform genügt bzgl. der Archivierungspflicht hier nicht! Durch Scannen der Papierdokumente kann man der Archivierungspflicht jedoch nachkommen.   

6. Datenindex erstellen

Alle archivierten Daten müssen in einen eindeutigen und nachvollziehbaren Index aufgenommen werden, der zudem über eine Suchfunktion verfügt.   

7. Archivierungsvorgang dokumentieren

Das gesamte Archivierungsverfahren muss im Rahmen der Verfahrensdokumentation nachvollziehbar aufgezeichnet werden. Aus der Dokumentation muss insbesondere hervorgehen, wie die rechtlichen Vorschriften umgesetzt wurden.

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